”Meille tämä on ollut oikein toimiva ratkaisu – olen valmis suosittelemaan myös muille.”
– Fiesta Hotellit Oy:n toimitusjohtaja Tomi Tulisalmi
Fiesta Hotellit Oy etsi helppokäyttöistä ja mobiilisti käytettävää työyhteisöviestintäratkaisua. Sellaista, jolla tavoitetaan koko henkilökunta, tarvittaessa tarkasti eri henkilöryhmiin kohdentaen.
Facebook -ryhmät ja Whatsapp viestintäkanavina ennen Upto Go -ratkaisua
Fiesta Hotellit Oy tavoitti työntekijät aiemmin Facebookin suljettujen ryhmien tai Whatsappin avulla. Ongelmaksi kuitenkin muodostui se, että näissä viestintäkanavissa tieto hukkui, sillä tiedotettavia tahoja oli paljon ja ryhmien kokoonpanojen ajantasaisuudesta huolehtiminen oli haasteellista. Koska kaikilla ei myöskään ollut henkilökohtaista Facebook -profiilia, tavoitettavuus oli vaillinainen. Tämä johti siihen, että osa henkilökunnasta koki olevansa toisarvoisia – todellisuudessa tieto ei vaan tavoittanut heitä.
– Facebook -ryhmässämme oli noin 50 henkilöä ja kaikille olisi pitänyt saada tieto kulkemaan. Sitten jokainen esimies laittoi sinne tietoa, jolloin tiedotteiden määrä kasvoi liian isoksi. Isoin riski oli oleellisen tiedon ja viestinnän ohi meneminen, kertoo toimitusjohtaja Tomi Tulisalmi.
Viestinnän kohdentaminen eri henkilöryhmille
Upto toimitti Fiesta Hotelli Oy:lle työyhteisöviestintäratkaisun Upto Go:n, joka toimii mobiilisovelluksen avulla. Upto Go:ssa voidaan luoda erilaisia mobiiliryhmiä, joille viestintää voidaan kohdentaa. Tätä toiminallisuutta Fiesta Hotellit on hyödyntänyt ja henkilökunta on jaettu ryhmiin työtehtävän, ravintolan ja toimipaikan mukaan.
– Esimerkkinä, jos keittiömestari laittaa keittiötoimintoja koskevan tiedotteen, se voidaan kohdentaa ainoastaan kokeille. Silloin tieto menee vain niille, keitä se koskee. Ei tule tietotulvaa kaikille ja asianosaiset saavat tiedon samanaikaisesti ja hallitusti, toteaa Tulisalmi.
Tiedotteen yhteydessä on kuittausnappi, josta lukija voi kuitata nähneensä tiedotteen. Tällä tavalla tiedottaja voi seurata, että tieto on tavoittanut tarvittavat henkilöt. Upto Go:ssa on myös muita oleellisia toiminnallisuuksia, joita Fiesta Hotellit hyödyntää.
Henkilöstöluettelo
Yksi tärkeimmistä hyödyistä Tulisalmen mielestä on Yhteystiedot -ominaisuus. Kesäisin palveluksessa on jopa 90-100 henkilöä, josta puolet ovat extraajia ja osa-aikaisia. Henkilöluettelosta löytyy kaikki työntekijät, heidän yhteystietonsa, työnkuva ja toimipaikat, joissa he työskentelevät. Henkilöstöluetteloa on helppoa päivittää ja pitää ajan tasalla.
– Kaikessa yksinkertaisuudessaan esimerkkinä vaikka seuraava: Työntekijä Hämeenlinnan torin terassilla on sairastunut ja hänen pitäisi ilmoittaa siitä samaan vuoroon tulevalle. Tällöin hän löytää helposti tarvittavan henkilön tiedot nimellä, tittelillä ja toimipisteellä. Helppoa ja selkeää, kun firman oma puhelinluettelo tietoineen on taskussasi, Tomi kertoo
Henkilökuntaluettelo toimii myös yrityksen henkilökorttina ja sitä näyttämällä voi käyttää voimassa olevia henkilökuntaetuja.
Infotaulu taskussa
Fiesta Hotellit lisäsi myös työvuorolistat mobiilisovellukseen. Nyt työntekijöiden ei tarvitse ottaa kuvaa työvuorolistasta ja käyttää aikaa sen etsimisessä puhelimen kuvapankista, vaan se löytyy näppärästi Upto Go -sovelluksesta.
Sovellukseen on tuotu myös muita dokumentteja, kuten hygieniaohjeistukset, allergeenin listaukset, pöytävarausjärjestelmän ohjeistukset, alkoholituotteista perehdytykset, sopimusasiakasedut, lounasbuffet -sisältö, työterveydenhuollon opastus ja paljon muita. Kaikki sellainen oleellinen tieto, joka tulee olla tarvittaessa helposti ja nopeasti käytettävissä.
– Nyt tarvittava tieto kulkee kaikilla mukana. Tämä on kuin vanha kunnon perinteinen infotaulu omassa taskussa, toteaa Tulisalmi.
Hakusanat
Sisäinen viestintä