7 tapaa hyödyntää tekoälyä infonäyttöviestinnässä – hyödyt, rajat ja käytännön esimerkit
Yrityksillä ei ole pulaa viestintäkanavista. Verkkosivut, sähköposti, intranet, Teams, sosiaalinen media ja infonäytöt mahdollistavat tiedon jakamisen nopeasti ja lähes rajattomasti. Silti yksi viestinnän perusongelma pysyy: oikea viesti ei välttämättä tavoita oikeaa ihmistä oikeaan aikaan.
Tekoäly voi auttaa suitsimaan tätä ongelmaa. Sen avulla voidaan nopeuttaa sisällöntuotantoa, tiivistää pitkiä tekstejä, mukauttaa sisältöjä eri kohderyhmille, tuottaa kuvia ja jäsennellä suuria tietomääriä.
Tekoäly ei kuitenkaan itsessään tee viestinnästä hyvää tai vaikuttavaa. Se voi myös tuottaa virheellistä tietoa, latistaa yrityksen oman äänensävyn, käsitellä aineistoa tavalla, johon liittyy tietosuoja- tai tekijänoikeuskysymyksiä – tai yksinkertaisesti auttaa tuottamaan valtavan määrän sisältöä, jota kukaan ei tarvitse.
Siksi olennaista ei ole kysyä vain, mitä tekoälyllä voidaan tehdä infonäytöillä, vaan myös sitä, missä siitä on aidosti hyötyä ja missä ihmisen harkintaa edelleen tarvitaan.
Miten tekoälyä voi hyödyntää infonäyttöviestinnässä?
Tekoälyä voidaan hyödyntää infonäyttöviestinnässä esimerkiksi tekstien luonnosteluun ja tiivistämiseen, sisältöjen mukauttamiseen eri kohderyhmille, käännöksiin, kuvien tuottamiseen sekä datan analysointiin.
Tekoälyä ei kuitenkaan pidä sekoittaa infonäyttöjärjestelmän automaatioon. Sisällön julkaiseminen, ajastaminen ja kohdentaminen oikeille näytöille sekä näyttöjen ja sisältöjen hallinta ovat infonäyttöjärjestelmän tehtäviä. Tekoäly voi olla yksi osa tätä kokonaisuutta.
Tässä seitsemän käytännön tapaa, joilla tekoälyä voidaan hyödyntää infonäyttöviestinnässä – ja samalla seitsemän asiaa, joissa sen rajat kannattaa tunnistaa.
1. Tekoäly nopeuttaa infonäyttösisältöjen luonnostelua
Monessa organisaatiossa infonäyttöjen ongelmana ei ole teknologia vaan aika – tai pikemminkin sen puute. Näytöille pitäisi tuottaa jatkuvasti ajankohtaista sisältöä, mutta tiedotteiden, tapahtumaviestien, turvallisuusmuistutusten tai kampanjasisältöjen kirjoittaminen kilpailee viestintätiimin monien muiden tehtävien kanssa.
Generatiivinen tekoäly voi nopeuttaa ensimmäisen version tekemistä huomattavasti. Sille voidaan esimerkiksi antaa henkilöstötiedotteen taustatiedot ja pyytää niiden pohjalta lyhyt infonäyttöteksti, otsikko ja toimintakehotus.
Tämä ei kuitenkaan poista ihmisen vastuuta lopputuloksesta.
Tekoäly voi keksiä puuttuvia yksityiskohtia, tulkita lähdemateriaalia väärin tai tuottaa täysin uskottavalta kuulostavaa mutta virheellistä tietoa. Erityisen tarkkana tulee olla esimerkiksi turvallisuuteen, poikkeustilanteisiin, henkilöstöasioihin ja muihin kriittisiin viesteihin liittyvän sisällön kanssa.
2. Yhdestä viestistä voidaan tehdä versiot eri kohderyhmille
Sama sisältö ei välttämättä palvele kaikkia organisaation toimipisteitä, henkilöstöryhmiä tai asiakkaita.
Tekoäly voi auttaa muokkaamaan yhdestä lähtötekstistä useita versioita. Esimerkiksi pitkästä koko henkilöstön tiedotteesta voidaan tehdä oma lyhyt versio tuotantotilojen näytöille, toinen toimiston henkilöstölle ja kolmas vierailijoille.
Tämä ei vielä riitä – tarvitaan järjestelmä, jolla oikea sisältö todella päätyy oikeaan paikkaan.
Upto Managerissa sisältöjä voidaan kohdentaa halutuille näytöille ja näyttöryhmille sekä ajastaa näkymään oikeina ajankohtina. Tekoäly voi siis auttaa sisältöversion tekemisessä, mutta infonäyttöjärjestelmä huolehtii sisällön hallitusta jakelusta.
3. Pitkästä tiedotteesta voidaan tiivistää infonäytölle sopiva viesti
Infonäyttö ei ole verkkosivu eikä intranet. Katsoja saattaa nähdä näytön vain muutaman sekunnin ajan, joten pitkät tekstikappaleet eivät yleensä toimi.
Tekoäly on hyödyllinen työkalu pitkän sisällön tiivistämiseen. Se voi poimia tekstistä keskeisen asian, ehdottaa lyhyempää otsikkoa, yksinkertaistaa vaikeaa kieltä tai muotoilla selkeän toimintakehotteen.
Tässäkin lähdemateriaalin ja promptauksen eli tekoälylle annetun ohjeistuksen laatu ratkaisevat paljon. Jos ohjeistuksesta ei käy ilmi, mikä vastaanottajan kannalta on olennaista, tekoäly joutuu päättelemään sen itse. Se ei myöskään tiedä automaattisesti, mikä juuri kyseisessä tilanteessa on organisaation kannalta tärkein asia.
Siksi hyvän infonäyttöviestin suunnittelu alkaa edelleen samoista kysymyksistä kuin ennen tekoälyä: kenelle viestitään, mitä hänen pitää tietää ja mitä hänen pitäisi viestin nähtyään tehdä?
4. Generatiivinen tekoäly nopeuttaa visuaalisten sisältöjen tekemistä
Kuvat, kuvitukset ja muut visuaaliset elementit voivat auttaa kiinnittämään huomion infonäytöllä. Generatiivisen tekoälyn avulla niiden tuottaminen on nopeutunut huomattavasti.
AI-kuvia voidaan hyödyntää esimerkiksi kampanjoiden taustakuvissa, kuvituksissa tai tilanteissa, joissa omasta kuvapankista ei löydy sopivaa kuvaa.
Nopeus ei kuitenkaan tarkoita, että mikä tahansa tekoälyllä tuotettu kuva olisi käyttökelpoinen.
Yrityksen tulee huomioida ainakin käytettävän AI-palvelun käyttöehdot, tekijänoikeuksiin liittyvät kysymykset, brändin visuaalinen yhtenäisyys sekä se, millaisen vaikutelman tekoälyllä tuotettu materiaali antaa.
Myös infonäytön perustehtävä kannattaa pitää mielessä. Näyttävä kuva ei auta, jos se vie huomion pois olennaisesta.
5. Tekoäly voi auttaa datan tulkinnassa – automaatio tuo tiedon näytöille
Nykyaikaisessa infonäyttöjärjestelmässä kaikkea sisältöä ei tarvitse päivittää käsin. Näytöillä voidaan hyödyntää esimerkiksi liiketoimintajärjestelmistä, raporteista, kalentereista ja muista tietolähteistä saatavaa ajantasaista tietoa.
Tekoäly voi olla hyödyllinen erityisesti silloin, kun suuresta tietomäärästä halutaan tunnistaa olennaisia havaintoja tai muodostaa helposti ymmärrettäviä yhteenvetoja.
Tekoäly ja automaatio ovat kuitenkin eri asioita.
Esimerkiksi Power BI -sisältöjen tuominen infonäytöille ei itsessään vaadi tekoälyä. Upto Managerissa Power BI -sisältöä voidaan tuoda osaksi infonäyttöviestintää niin, ettei samoja tietoja tarvitse päivittää erikseen käsin näytöille.
Tekoäly voi siis auttaa datan analysoinnissa tai siitä viestimisessä. Integraatiot ja automaatio puolestaan pitävät näytöillä esitettävän tiedon ajan tasalla.
6. Tekoäly toimii viestinnän sparraajana
Kaikkea tekoälyn hyötyä ei tarvitse etsiä automaatiosta. Yksi sen käytännöllisimmistä käyttötavoista on yksinkertaisesti ajatusten haastaminen.
Onko otsikko riittävän selkeä? Voiko asian sanoa lyhyemmin? Onko teksti ymmärrettävä myös henkilölle, joka ei tunne organisaation sisäistä terminologiaa? Millaisia väärinkäsityksiä viesti voi aiheuttaa? Voisiko saman asian esittää kysymyksenä tai toimintakehotuksena?
Tekoäly voi tuottaa parannusehdotuksia nopeasti ja paljon! Runsaus on samalla sen heikkous. AI tuottaa lisää sisältöä riippumatta siitä, tarvitaanko sitä. Se voi myös suosia geneerisiä, turvallisia ilmaisuja, jolloin yrityksen oma ääni vähitellen katoaa.
Käytä siis tekoälyä sparraajana, älä auktoriteettina. Viestinnän ammattilaisen tehtäväksi jää arvioida, mikä vaihtoehdoista palvelee tavoitetta – ja milloin alkuperäinen versio oli parempi.
7. Tekoäly helpottaa jatkuvaa sisällöntuotantoa – sisällönhallinta pitää kokonaisuuden hallinnassa
Kun tekstien, kuvien, käännösten ja sisältöversioiden tekeminen nopeutuu, infonäyttöjen sisältöjä voidaan päivittää aiempaa useammin. Se on hyvä asia vain, jos lisääntynyt sisältömäärä pysyy hallinnassa.
Jos organisaatiolla on kymmeniä tai satoja näyttöjä, useita toimipisteitä ja erilaisia käyttäjäryhmiä, kysymys ei ole enää pelkästään siitä, kuinka nopeasti uusi sisältö saadaan tehtyä.
Pitää tietää myös, missä sisältö näkyy, milloin se julkaistaan, kuinka kauan se on ajankohtainen, kuka sitä hallitsee ja mitä tapahtuu, kun sisältö vanhenee.
Tässä sisällönhallintajärjestelmän merkitys korostuu.
Upto Managerilla infonäyttöjen sisältöjä, näyttöjä ja laitteita voidaan hallita keskitetysti. Sisältöjä voidaan ajastaa ja kohdentaa eri näytöille ja näyttöryhmille sekä hyödyntää automaattisesti päivittyviä sisältöjä.
Mitä helpommaksi tekoäly tekee sisällön tuottamisen, sitä tärkeämmäksi muuttuu siis kysymys siitä, miten kaikkea syntyvää sisältöä hallitaan.
Mitä riskejä tekoälyn käyttöön yritysviestinnässä liittyy?
Tekoälyn käyttöönottoa ei kannata tarkastella pelkästään tehokkuuden näkökulmasta. Yrityksen on hyvä määritellä myös, mitä tietoja AI-palveluihin saa syöttää, mihin tarkoituksiin tekoälyä voidaan käyttää ja millainen tarkastusprosessi AI-avusteisesti tuotetulle sisällölle tarvitaan.
EU:n tekoälysäädöksen avoimuusvelvoitteet edellyttävät, että tekoälyllä tuotetun tai manipuloidun sisällön alkuperä voidaan tietyissä tilanteissa tunnistaa. Tekoälyä käyttävien yritysten on puolestaan ilmoitettava näkyvästi esimerkiksi sellaisesta tekoälyllä tuotetusta tai manipuloidusta kuva-, ääni- tai videosisällöstä, joka täyttää syväväärennöksen tunnusmerkit.
Keskeisiä huomioitavia asioita ovat esimerkiksi:
- virheellinen tieto ja hallusinaatiot: AI voi esittää väärän tiedon täysin vakuuttavasti
- tietosuoja ja luottamuksellisuus: henkilötietoja, liikesalaisuuksia tai muuta arkaluonteista aineistoa ei pidä syöttää palveluihin ilman asianmukaisia käytäntöjä
- tekijänoikeudet ja käyttöoikeudet: erityisesti generatiivisten kuvien ja muun aineiston käyttöehdot on syytä tuntea
- brändi ja äänensävy: ilman huolellista ohjausta AI-sisällöstä tulee helposti geneeristä ja eri sisältöjen tyyli voi vaihdella
- vastuu: julkaistusta yritysviestinnästä vastaa organisaatio, ei tekoälypalvelu
- automaation mittakaava: jos virheellinen sisältö pääsee automatisoituun julkaisuun, myös virhe voi levitä nopeasti useisiin kanaviin ja toimipisteisiin.
Tekoälyä kannattaa siksi käsitellä yhtenä työkaluna organisaation viestintäprosessissa, ei erillisenä automaattisena sisällöntuottajana.
AI ei tee huonosta viestinnästä hyvää
Tekoäly voi nopeuttaa tekemistä, mutta se ei ratkaise viestinnän perusongelmia.
Se ei voi omatoimisesti tietää, mikä viesti on vastaanottajalle juuri nyt tärkeä. Se ei tunne organisaation tavoitteita, työntekijöitä, asiakkaita tai toimintakulttuuria samalla tavalla kuin ihmiset. Se ei myöskään kanna vastuuta siitä, mitä julkaistaan.
Huonosti suunniteltuun viestintään lisätty tekoäly voikin pahimmillaan tarkoittaa vain sitä, että epärelevanttia sisältöä syntyy entistä nopeammin ja enemmän.
Siksi tekoälyn käyttöönotossa kannattaa lähteä teknologiasta sijaan viestinnän tavoitteesta. Mitä vastaanottajan pitäisi tietää? Missä tilanteessa hän kohtaa viestin? Mitä tietoa voidaan tuoda automaattisesti muista järjestelmistä? Missä tekoäly todella vähentää manuaalista työtä? Ja missä ihmisen arvio on välttämätön?
Tekoäly madaltaa sisällöntuotannon kynnystä, mutta korostaa samalla hyvän sisällönhallinnan merkitystä. Kun sisältöä voidaan tuottaa enemmän ja nopeammin, yrityksen on entistä tärkeämpää hallita, mitä julkaistaan, missä se näkyy ja kuinka kauan se on ajankohtaista.
Infonäyttöviestinnässä tekoälyn suurin hyöty syntyy siitä, kun tekoäly, automaatio, yrityksen omat tietolähteet ja infonäyttöjärjestelmä muodostavat hallitun kokonaisuuden.
FAQ: Usein kysyttyä tekoälystä ja infonäytöistä
Voiko tekoäly tuottaa infonäyttösisällöt automaattisesti?
Teknisesti tekoälyllä voidaan automatisoida yhä suurempi osa sisällöntuotannosta. Yritysviestinnässä täysin automaattiseen julkaisemiseen kannattaa kuitenkin suhtautua harkiten. AI tuottama sisältö voi sisältää virheitä tai olla tilanteeseen sopimatonta, joten erityisesti tärkeille viesteille tarvitaan selkeät hyväksyntä- ja julkaisukäytännöt.
Tarvitaanko tekoälyä infonäyttöjen automatisointiin?
Ei. Infonäyttöjen sisältöjä voidaan automatisoida esimerkiksi integraatioiden, tietolähteiden, ajastusten ja muiden järjestelmätoimintojen avulla ilman tekoälyä. AI voi täydentää automaatiota esimerkiksi analysoimalla, tiivistämällä tai muokkaamalla sisältöä.
Miten Upto Manageria voidaan hyödyntää tekoälyllä tuotetun sisällön kanssa?
Tekoäly voi auttaa sisällön tuottamisessa ja muokkaamisessa, kun taas Upto Managerilla hallitaan infonäyttöviestinnän kokonaisuutta. Sisältöjä voidaan julkaista, ajastaa ja kohdentaa halutuille näytöille ja näyttöryhmille sekä yhdistää automaattisesti päivittyviin tietolähteisiin. Näin AI-avusteisesti tuotettu sisältö voidaan liittää osaksi hallittua infonäyttöviestinnän prosessia.