Suomalainen infonäyttöjärjestelmä – mitä kannattaa selvittää ennen valintaa? | valintaopas
Suomalainen tai kotimainen infonäyttöjärjestelmä voi tarkoittaa eri asioita. Suomessa toimiva jälleenmyyjä tai suomenkielinen käyttöliittymä ei vielä takaa sitä, että itse infonäyttöohjelmisto olisi kehitetty Suomessa.
Kun organisaatio vertailee infonäyttöjärjestelmiä, kotimaisuutta kannattaa tarkastella koko palveluketjun näkökulmasta: missä ohjelmisto kehitetään, kuka sen kehityksestä vastaa, missä asiakastuki toimii ja dataa säilytetään sekä kuka vastaa ylläpidosta ja huollosta.
Kotimaisuus on silti vain yksi valintakriteeri. Järjestelmän on ennen kaikkea vastattava organisaation tarpeisiin, toimittava luotettavasti ja skaalauduttava näyttöverkoston mukana.
Tässä valintaoppaassa käymme läpi, mitä suomalaisella infonäyttöjärjestelmällä voidaan tarkoittaa ja mitä järjestelmää valitsevan organisaation kannattaa selvittää ennen hankintapäätöstä.
Tässä valintaoppaassa käymme läpi, mitä suomalaisuus infonäyttöjärjestelmässä käytännössä tarkoittaa ja mitä järjestelmästä kannattaa selvittää ennen hankintapäätöstä.
Mitä suomalainen infonäyttöjärjestelmä oikeastaan tarkoittaa?
Infonäyttöjärjestelmä on ohjelmisto, jonka avulla hallitaan digitaalisten infonäyttöjen sisältöjä ja näyttöverkostoa. Järjestelmällä voidaan esimerkiksi julkaista, kohdentaa ja ajastaa sisältöjä eri näytöille ja toimipisteisiin sekä hallita käyttäjiä ja näyttölaitteita keskitetysti.
Pelkkä kotimainen jälleenmyyjä, suomalainen verkkosivusto tai suomenkielinen käyttöliittymä ei kerro sitä, missä infonäyttöohjelmisto on kehitetty, kuka sitä kehittää tai missä järjestelmän asiakasdataa käsitellään ja säilytetään.
Kotimaisuutta arvioitaessa kannattaa tarkastella ainakin seuraavia asioita:
- ohjelmistokehitys: missä infonäyttöjärjestelmä on kehitetty ja kuka vastaa sen jatkuvasta kehittämisestä?
- järjestelmän hallinta: onko palveluntarjoajalla oma ohjelmisto ja oma kehitystiimi vai perustuuko ratkaisu ulkopuolisen toimittajan järjestelmään?
- asiakastuki: missä tuki toimii ja saako tarvittaessa apua suoraan järjestelmän tuntevilta asiantuntijoilta?
- datan sijainti: missä järjestelmän asiakasdataa säilytetään ja käsitellään?
- ylläpito ja huolto: kuka vastaa ohjelmiston lisäksi näyttöympäristön toimivuudesta ja laitteiden huollosta?
Näin tarkasteltuna suomalaisuus ei ole yksittäinen järjestelmän ominaisuus, vaan koko palveluketju, joka voi ulottua ohjelmistokehityksestä ja asiakastuesta ylläpitoon ja huoltoon asti.
Miksi infonäyttöjärjestelmän kotimaisuudella voi olla merkitystä?
Kotimaisuus ei itsessään tee infonäyttöjärjestelmästä hyvää tai organisaation tarpeisiin sopivaa. Olennaisempaa on, mitä käytännön hyötyä kotimaisuus tuo asiakkaalle.
Kun ohjelmistokehitys on palveluntarjoajan omissa käsissä, järjestelmän kehittäminen ei ole riippuvaista ulkopuolisen ohjelmistotoimittajan päätöksistä. Asiakastarpeita, integraatioita ja toimintaympäristön muutoksia voidaan huomioida suoraan järjestelmän kehityksessä.
Tuen merkitys korostuu erityisesti laajoissa tai liiketoiminnan kannalta tärkeissä näyttöverkostoissa. Kun asiakastuki tuntee sekä järjestelmän että asiakkaan toimintaympäristön, ongelmat voidaan selvittää nopeammin ja suoraviivaisemmin.
Kotimaisessa kokonaispalvelussa myös vastuut voivat olla selkeämpiä. Jos sama kumppani vastaa ohjelmistosta, näyttölaitteista, integraatioista, ylläpidosta ja huollosta, asiakkaan ei tarvitse ongelmatilanteessa selvittää, kuuluuko asia ohjelmistotoimittajalle, laitevalmistajalle vai jollekin kolmannelle osapuolelle.
Kotimaisuutta kannattaakin tarkastella ennen kaikkea yhtenä osana järjestelmän toimintavarmuutta, ylläpidettävyyttä ja palvelun jatkuvuutta.
Mitä hyvältä infonäyttöjärjestelmältä kannattaa vaatia?
Kotimaisuus ei yksin riitä valintaperusteeksi.
Järjestelmää valittaessa kannattaa tarkastella, kuinka hyvin ratkaisu vastaa organisaation nykyisiin tarpeisiin, kuinka paljon se vähentää päivittäistä ylläpitotyötä, ja miten se skaalautuu toiminnan kasvaessa. Hyvä järjestelmä mahdollistaa sisältöjen, käyttäjien, näyttöjen ja laitteiden hallinnan yhtenä kokonaisuutena.
Keskitetty sisällönhallinta, kohdentaminen ja ajastus
Useiden infonäyttöjen ja toimipisteiden hallinnan pitäisi onnistua yhdestä järjestelmästä. Keskitetty infonäyttöjen sisällönhallinta nopeuttaa päivittämistä ja auttaa pitämään viestinnän yhdenmukaisena.
Sisältöjä pitää myös voida kohdentaa, sillä kaikilla näytöillä ei yleensä ole tarkoituksenmukaista näyttää samaa sisältöä. Järjestelmän pitäisi mahdollistaa sisällön julkaiseminen esimerkiksi yksittäiselle näytölle, näyttöryhmälle, tiettyyn toimipisteeseen tai useisiin valittuihin sijainteihin.
Ajastaminen mahdollistaa sen, että sisältö julkaistaan ja poistetaan automaattisesti oikeaan aikaan. Tämä vähentää manuaalista työtä ja ehkäisee vanhentuneen tiedon jäämistä näytöille.
Näyttöjen etähallinta ja diagnostiikka
Infonäyttöjärjestelmän ei pitäisi hallita vain sisältöä. Etenkin useiden toimipisteiden näyttöverkostoissa myös näyttölaitteiden toimintaa pitää voida seurata keskitetysti.
Etähallinnan ja diagnostiikan avulla voidaan havaita näyttöjen häiriötilanteita ja selvittää niiden syitä ilman käyntiä paikan päällä.
Etähallinnan merkitys kasvaa erityisesti suurissa ja maantieteellisesti hajautuneissa näyttöverkostoissa, joissa se vähentää merkittävästi paikallisen ylläpidon tarvetta.
Toimintavarmuus ja offline-toiminta
Infonäytön ei pitäisi lakata näyttämästä sisältöä hetkellisen verkkoyhteyden katkoksen vuoksi.
Offline-toiminnalla tarkoitetaan sitä, että näyttölaite pystyy jatkamaan sille jo ladatun sisällön esittämistä, vaikka yhteys palveluun tilapäisesti katkeaisi. Yhteyden palauduttua järjestelmä voi vastaanottaa uudet sisällöt ja päivitykset.
Toimintavarmuuden merkitys kasvaa erityisesti silloin, kun infonäyttöjä käytetään päivittäisessä asiakas- tai henkilöstöviestinnässä tai muussa toiminnan kannalta tärkeässä viestinnässä.
Integraatiot ja automaattisesti päivittyvä sisältö
Nykyaikaisessa infonäyttöviestinnässä kaikkea sisältöä ei tarvitse eikä kannata päivittää käsin.
Integraatioiden avulla näytöille voidaan tuoda automaattisesti ajantasaista tietoa esimerkiksi liiketoimintajärjestelmistä, verkkopalveluista, Power BI -raporteista, kalentereista tai muista organisaation käyttämistä tietolähteistä.
Automaattisesti päivittyvä sisältö vähentää manuaalista ylläpitotyötä, pienentää virheiden mahdollisuutta ja auttaa pitämään näytettävän tiedon ajan tasalla.
Skaalautuvuus yhdestä näytöstä laajaan näyttöverkostoon
Infonäyttöjärjestelmän valinnassa kannattaa huomioida myös tulevaisuuden tarpeet.
Yhdellä näytöllä aloitettu kokonaisuus voi myöhemmin laajentua useisiin näyttöihin, rakennuksiin tai toimipisteisiin. Hyvä infonäyttöjärjestelmä mahdollistaa näyttöverkoston kasvattamisen ilman, että koko järjestelmää joudutaan vaihtamaan.
Skaalautuvuus tarkoittaa näyttöjen määrän lisäksi sitä, että järjestelmä pystyy tukemaan uusia käyttäjäryhmiä, organisaatiorakenteita, sisältötarpeita ja integraatioita.
10 asiaa, jotka kannattaa selvittää infonäyttöjärjestelmiä vertaillessa
Infonäyttöjärjestelmien ominaisuudet ja palvelumallit eroavat toisistaan. Ennen hankintapäätöstä toimittajalta kannattaa selvittää ainakin nämä asiat:
- Kuka kehittää infonäyttöohjelmiston ja missä sitä kehitetään?
- Missä järjestelmän dataa säilytetään ja käsitellään?
- Miten sisältöjä voidaan kohdentaa ja ajastaa eri näytöille ja toimipisteisiin?
- Miten käyttäjien käyttöoikeuksia voidaan rajata?
- Voidaanko näyttölaitteita hallita ja niiden toimintaa seurata etänä?
- Mitä tapahtuu, jos näyttölaitteen verkkoyhteys katkeaa?
- Millaisia integraatioita järjestelmä tukee ja voidaanko sisältöjä automatisoida?
- Miten järjestelmä skaalautuu näyttöjen, toimipisteiden ja käyttäjien määrän kasvaessa?
- Millaisia näyttölaitteita ja teknisiä ratkaisuja järjestelmä tukee?
- Kuka vastaa tuesta, ylläpidosta ja huollosta ongelmatilanteissa?
Yksittäisten ominaisuuksien lisäksi kannattaa arvioida koko palvelumallia. Infonäyttöjärjestelmä on yleensä pitkäaikainen hankinta, joten myös järjestelmän ylläpidolla, jatkokehityksellä ja tuella on merkitystä koko sen elinkaaren ajan.
Miten Upto Manager vastaa näihin vaatimuksiin?
Upto Manager on Upto Oy Suomessa kehittämä infonäyttöjärjestelmä ja digital signage -ratkaisu yrityksille ja organisaatioille. Sen avulla voidaan hallita keskitetysti niin yksittäisiä infonäyttöjä kuin useiden toimipisteiden laajoja näyttöverkostoja.
Upto Managerin ohjelmistokehitys tapahtuu Suomessa, ja lähdekoodi ja järjestelmän kehitys ovat Upton omissa käsissä. Tämä mahdollistaa järjestelmän jatkuvan kehittämisen ilman riippuvuutta ulkopuolisesta infonäyttöohjelmiston toimittajasta.
Upto Oy päätoimipaikka ja asiakastuki sijaitsevat Hämeenlinnassa. Lisäksi valtakunnallinen huoltoverkosto palvelee asiakkaita eri puolilla Suomea.
Upto Managerin asiakasdata säilytetään EU-alueella Googlen Haminassa sijaitsevassa palvelininfrastruktuurissa.
Upto Managerin kotimaisuus muodostuu siten Suomessa tapahtuvasta ohjelmistokehityksestä, suomalaisesta palveluntarjoajasta ja asiakastuesta sekä valtakunnallisesta huoltoverkostosta.
Upto Managerin keskeiset ominaisuudet
| Ominaisuus | Miksi sillä on merkitystä? | Upto Manager |
|---|---|---|
| Keskitetty sisällönhallinta | Useita näyttöjä ja toimipisteitä voidaan hallita yhdestä järjestelmästä. | ✅ Kyllä |
| Kohdentaminen ja ajastus | Oikeaa sisältöä voidaan näyttää oikeassa paikassa oikeaan aikaan. | ✅ Kyllä |
| Käyttäjä- ja käyttöoikeushallinta | Keskitetty ja paikallinen viestintä voidaan yhdistää hallitusti. | ✅ Kyllä |
| Näyttöjen etähallinta ja diagnostiikka | Näyttöjen toimintaa voidaan seurata ja häiriöitä selvittää etänä. | ✅ Kyllä |
| Offline-toiminta | Jo ladattu sisältö jatkaa näkymistä tilapäisen verkkokatkon aikana. | ✅ Kyllä |
| Integraatiot ja automaatio | Ajantasaista tietoa voidaan tuoda näytöille automaattisesti muista järjestelmistä. | ✅ Kyllä |
| Useiden toimipisteiden hallinta | Sama järjestelmä soveltuu hajautetun organisaation näyttöviestintään. | ✅ Kyllä |
| Skaalautuvuus | Näyttöverkostoa voidaan kasvattaa ilman järjestelmän vaihtamista. | ✅ Kyllä |
| Kotimainen asiantuntijatuki | Tukea saa Suomessa toimivalta, järjestelmän tuntevalta asiantuntijatiimiltä. | ✅ Kyllä |
Kenelle Upto Manager sopii?
Upto Manager kannattaa ottaa vertailuun erityisesti silloin, kun organisaatiolla on useita näyttöjä tai toimipisteitä, ja näyttöviestintää halutaan hallita keskitetysti.
Järjestelmä soveltuu erityisesti tilanteisiin, joissa:
- sisällönhallintaa käyttää useampi henkilö
- keskitetyn viestinnän ja paikallisten toimipisteiden sisältöjä pitää yhdistää
- sisältöjä halutaan kohdentaa ja ajastaa eri näytöille ja sijainteihin
- näyttöjen toimintaa täytyy pystyä valvomaan etänä
- sisältöjä halutaan automatisoida integraatioiden avulla
- infonäyttöjä käytetään toiminnan kannalta tärkeässä asiakas- tai henkilöstöviestinnässä
- näyttöverkoston odotetaan kasvavan tulevaisuudessa
- infonäyttöjen lisäksi tarvitaan esimerkiksi LED-pintoja tai mobiiliviestinnän ratkaisuja.
Milloin Upto Manager ei välttämättä ole oikea ratkaisu?
Mikäli tarve on näyttää ainoastaan yhdellä näytöllä yhtä muuttumatonta kuvaa, varsinainen infonäyttöjärjestelmä voi olla tarpeettoman laaja ratkaisu.
Keskitetystä sisällönhallinnasta voi kuitenkin olla hyötyä jo yhdellä näytöllä, jos sisältöä päivitetään säännöllisesti, ajastetaan eri ajankohtiin tai halutaan vaihtaa etänä.
Infonäyttöjärjestelmän avulla esimerkiksi kuvia, videoita, tiedotteita, tapahtumatietoja ja aukioloaikoja voidaan julkaista ja ajastaa etänä. Jos näyttöjen määrä myöhemmin kasvaa, samaa järjestelmää voidaan käyttää koko näyttöverkoston hallintaan.
Usein kysytyt kysymykset suomalaisesta infonäyttöjärjestelmästä