7 tapaa hyödyntää tekoälyä infonäytöillä – näin AI tekee yritysviestinnästä tehokkaampaa
Yrityksillä ei ole pulaa viestintäkanavista. Verkkosivut, sähköposti, intranet, Teams, sosiaalinen media ja yhä useammin myös infonäytöt huolehtivat siitä, että tietoa voidaan jakaa lähes rajattomasti ja reaaliaikaisesti. Tästäkin huolimatta yksi ongelma toistuu yrityksestä riippumatta. Oikea viesti ei tavoita oikeaa ihmistä oikeaan aikaan.
Tekoäly (myöhemmin AI) nähdään usein työkaluna, joka kirjoittaa tekstejä tai luo kuvia. Todellisuudessa sen suurin arvo ei ole sisällöntuotannossa, vaan viestinnän tekemisessä ajankohtaisemmaksi, kohdennetummaksi ja helpommin ylläpidettäväksi. AI auttaa ihmistä tekemään esimerkiksi viesteihin runkoja ja tarjoaa lukuisia ideoita suurella tahdilla. Parhaimmillaan AI toimii ihmisen väsymättömänä sparraajana.
1. AI nopeuttaa sisällöntuotantoa – ihminen vastaa lopputuloksesta
Monessa yrityksessä infonäyttöjen suurin ongelma ei ole tekniikka vaan aika. Sisältö jää päivittämättä, koska kiireessä kukaan ei ehdi kirjoittaa uusia tiedotteita, kampanjoita tai turvallisuusmuistutuksia.
AI pystyy luonnostelemaan tarjoustekstejä, tapahtumailmoituksia, rekrytointi-ilmoituksia ja sisäisiä tiedotteita muutamassa sekunnissa. Se vapauttaa asiantuntijan aikaa itse viestin arviointiin sen sijaan, että aikaa kuluisi ensimmäisen version kirjoittamiseen.
Samalla on syytä olla kriittinen.
Mikäli kaikki julkaistaan sellaisenaan, yrityksen viestinnästä katoaa persoonallisuus. AI:n tehtävä ei ole korvata asiantuntijaa, vaan vapauttaa hänen aikansa siihen, missä ihminen on edelleen paras: päätöksentekoon, harkintaan ja viestin sävyn viimeistelyyn.
2. Sama viesti ei palvele kaikkia
Yrityksillä on usein useita toimipisteitä, erilaisia asiakasryhmiä ja vaihtelevia tilanteita. Silti sama sisältö näytetään helposti kaikilla näytöillä.
AI:n avulla sisältöä voidaan mukauttaa automaattisesti esimerkiksi toimipisteen, sijainnin, kellonajan, viikonpäivän tai kohderyhmän mukaan. Helsingin toimipisteessä voidaan nostaa esiin paikalliset tapahtumat, kun taas Rovaniemellä näkyvät alueen omat ajankohtaiset asiat.
Kyse ei ole teknisestä ominaisuudesta vaan osuvammasta viestinnästä. Mikäli sisältö liittyy katsojan omaan arkeen, se myös huomataan todennäköisemmin.
3. Pitkästä tiedotteesta ymmärrettäväksi viestiksi
Yritysten tiedotteet ovat usein perusteellisia, mutta infonäytöllä niitä ei ehdi lukea. Katsojan huomio kestää yleensä vain muutamia sekunteja.
AI osaa tiivistää pitkän tekstin muutamaan selkeään lauseeseen säilyttäen tärkeimmän sisällön. Se voi myös ehdottaa parempia otsikoita, yksinkertaisempaa kieltä ja selkeämpiä toimintakehotuksia. Tästäkin huolimatta AI:lla on rajansa. Se optimoi sen materiaalin, joka sille annetaan. Mikäli alkuperäinen viesti on epäselvä tai tavoite puuttuu, AI ei muuta sitä automaattisesti merkitykselliseksi.
4. Kuvien tuottaminen nopeutuu huomattavasti
Visuaalinen sisältö on tärkeä osa infonäyttöjä, mutta sopivan kuvan etsiminen tai uuden materiaalin tilaaminen vie helposti aikaa.
Generatiivinen AI voi tuottaa yrityksen ilmeeseen sopivia kuvia ja taustoja nopeasti. Tällä metodilla kampanjoita voidaan toteuttaa aiempaa nopeammin ilman, että jokainen kuva vaatii erillisen tuotantoprosessin.
Laadukas viestintä ei kuitenkaan synny näyttävistä kuvista.
Hyvä kuva tukee viestiä. Mikäli se vie huomion pois itse asiasta, viesti epäonnistuu riippumatta siitä, kuinka vaikuttava se on.
5. Infonäytöt voivat hyödyntää reaaliaikaista tietoa
Nykyaikaiset infonäytöt eivät ole enää pelkkiä diaesityksiä. Ne voivat hyödyntää yrityksen muuta dataa ja muuttua sen mukana.
AI voi jalostaa esimerkiksi Power BI -raporteista, tuotannon tunnusluvuista, varastosaldoista, asiakasvirroista tai tapahtumakalentereista saatavaa tietoa helposti ymmärrettäväksi sisällöksi. Näytöillä voidaan nostaa automaattisesti esiin juuri sillä hetkellä olennaisimmat asiat.
Tällöin sisältö ei ole staattista, vaan elää yrityksen tilanteen mukana.
6. AI auttaa löytämään paremman tavan sanoa
Usein ongelma ei ole se, ettei sisältöä olisi. Ongelma on se, ettei viesti pysäytä.
AI voi ehdottaa kiinnostavampia otsikoita, lyhyempiä tekstejä, selkeämpiä toimintakehotuksia ja helpommin ymmärrettävää kieltä. Se toimii erinomaisena sparrauskumppanina silloin, kun viestistä halutaan mahdollisimman vaikuttava ja kiteytetty.
Lopullinen vastuu jää kuitenkin ihmiselle. Yrityksen tavoitteita, asiakassuhteita tai organisaatiokulttuuria AI ei tunne samalla tavalla kuin viestinnän ammattilaiset.
7. Sisällön ylläpidosta tulee jatkuvaa
Monessa yrityksessä infonäytöt näyttävät viikosta toiseen samoja sisältöjä. Syynä ei yleensä ole ideoiden puute vaan ajan puute.
AI auttaa kirjoittamaan tekstejä, tekemään käännöksiä, tuottamaan kuvia ja valmistelemaan julkaisuja. Sen avulla sisällön päivittäminen muuttuu muutaman minuutin työksi. Samalla infonäytöt pysyvät ajankohtaisina ilman, että niiden ylläpito kuormittaa viestintätiimiä kohtuuttomasti.
Suurin muutos ei siis ole itse AI:ssa. Suurin muutos on siinä, että yrityksen viestinnästä tulee jatkuvaa eikä satunnaista.
AI ei tee huonosta viestinnästä hyvää
AI nopeuttaa tekemistä, mutta se ei ratkaise viestinnän perusongelmia. Se ei tiedä, mitä yrityksesi tavoittelee. Se ei tunne asiakkaitasi, työntekijöitäsi tai yrityskulttuuriasi. Eikä se päätä, mikä viesti on juuri nyt tärkein.
Siksi tärkein kysymys ei ole, miten AI:ta voisi käyttää infonäytöillä. Tärkeämpi kysymys on, miten yritys voi viestiä niin hyvin, että AI kannattaa ottaa avuksi.
Kilpailuetu ei synny siis AI:sta. Se syntyy siitä, miten yritys käyttää sitä osana parempaa viestintää.
Kirjoittajan näkökulma
AI herättää paljon keskustelua, mutta huomattavasti vähemmän puhutaan siitä, mitä ongelmaa sillä oikeastaan ratkaistaan. Infonäyttöjen kohdalla vastaus ei ole näyttävämpi grafiikka tai nopeammin tuotettu sisältö. Todellinen hyöty syntyy silloin, kun oikea viesti tavoittaa oikean ihmisen oikealla hetkellä. Silloin infonäyttö ei ole enää pelkkä näyttö, vaan yrityksen liiketoimintaa tukeva viestintäväline. AI voi parhaimmillaan vapauttaa todella paljon aikaa muuhun tuottavaan työhön.